2020 06 22 Styrelsemöte

Styrelsemöte för Bottnafjordes Inköpsförening 22 juni 17.00-19.00 protokoll nr 2

 

Närvarande:
Lena Falkheden, Agnes Rajnak, Carl-David Granbäck , Robert Kalmar, Marcus Nordgren, Marie-Louise Ceder, Barbro Bliss, Kerstin Bucher, Britt Johansson och per telefon Eli Tistelö


  1. Mötet öppnades
    av Britt Johansson.
  2. Mötesfunktionärer valdes.
    Mötesordförande: Britt Johansson
  3. Till mötessekreterare: Eli Tistelö
    och protokolljusterare Agnes Rajnak.
  4. Dagordningen godkändes. Marie-Louise Ceder och Marcus Nordgren, som är adjungerade, kommer att bjudas in till varje möte och i fortsättningen kommer vi att försöka ta de punkter som berör de adjungerade tidigt på dagordningen. Ärendelistan förklarades. Där finns bordlagda frågor som inte ska glömmas bort, men som kanske inte behöver behandlas på varje möte. Dessutom har Britt lagt till några punkter som vi ska behandla under dagens möte.

 

  1. Föregående mötesprotokoll
    Protokollet lästes upp och under punkt 6, avrapportering ekonomi, Berättade Lena Falkheden att Julia Cronholm som varit projektledare i Kultursystem-projektet nu har avtackats med varor från butiken. Julia blev mycket glad och överraskad.

 

  1. Ekonomi-rapport från kassören, Agnes Rajnak
    Nycklar: Siv Hermansson har fixat 10 st nyckeltaggar till KKV som kommer att använda dessa för att komma in genom ytterdörren.

    Bankkonton:
    Agnes har gått igenom vilka bankkonton vi har.
    På JAK-banken finns ett konto med cirka 100 000 kr. Det kostar oss 360 kr per år att ha pengar där.
    På Tanums Sparbank har vi 4 st konton:
    Transaktionskonto med ca 21 000

Konto för kulturrumspengar med ca 133 000

e-sparkonto med ca 75 000
och Placeringskonto med ca 50 000

Agnes ställde frågan till styrelsen om vi ska ändra på något. Vi skulle till exempel kunna flytta pengarna från JAK till Sparbanken. Då skulle vi samla alla pengar på samma bank och dessutom komma undan en ¨årsavgift. Vi skulle också kunna välja att sätta en del av pengarna på någon nischbank som ger mer ränta.

Under styrelsens samtal kring frågan sades bland annat att nischbanker ger ränta men det är viktigt att veta var en sådan bank investerar sina pengar. Tanums Sparbank är vår lokala bank och JAK är en del av den kooperativa rörelsen som vi ingår i. JAK-banken jobbar inte med ränta (även om deras avgift numera enligt reglerna måste kallas ränta.) Det är en trygghet och det gör oss lite mer oberoende av vad som händer på finansmarknaden. Eftersom vi jobbar för en lokal ekonomi och vill stödja lokala projekt känns det också viktigt att vi använder den lokala banken.

Beslut: Vi låter de pengar som finns på JAK stå kvar och vi fortsätter att använda Tanums Sparbank men vi ser över vilka konton vi ska ha där, så att det blir tydligare. (Kanske behöver vi till exempel inte ha e-konto och placeringskonto.) Kassörerna får i uppdrag att komma med ett förslag och de får också i uppdrag att skriva till nästa medlemsutskick.

Kulturrumspengar: Dessa pengar har vi samlat in under förutsättningen att de betalas tillbaka om projektet inte blir av. Vi har fått en fråga om hur det blir om någon givare avlider. Svaret är att föreningen betalar tillbaka pengar till levande eller till dödsbo.

Svinn: Biodynamiska produkter skickade varor utan kyltransport trots att de skulle ha kommit med detta. Därför förstördes en del redan innan det kom fram. Det resulterade i ett svinn på ca 1000 kr. Beställarna tog kontakt med leverantören men har inte fått något svar.

Inventering: På grund av Covid-19 genomför vi ingen inventering detta halvår. Behovet av inventering är inte överhängande eftersom allt har löpt på bra utan särskilt mycket svinn.

 

  1. Arbetsorganisation

Nya medlemmar
Ett introduktionsmöte har hållits för nya och nygamla medlemmar.
3 personer som tidigare varit med är med igen: Emil Olofsson, Linda Nordén och Tomas Eriksson. 3 nya medlemmar har tillkommit: Ludvig Derning, Ylva-Li Göransson och Jacob Nestlog.
Jacob hade inte lämnat in någon medlemsansökan men han kan göra det i efterhand. Ylva-Li går in i dagskassörsgruppen och Eli kommer att introducera henne.

Det vore trevligt att presentera och välkomna nya medlemmar i medlemsutskick.
Det är också bra om dagskassörerna får veta vilka som har blivit nyintroducerade.
Beslut: Vi gör i ordning en ny flik i konto-pärmen. Under den fliken, nya medlemmar, kan de som introducerar föra in de nyas namn så att dagskassörerna kan hitta informationen där. I medlemsutskicken ska i fortsättningen nya medlemmar välkomnas.

Städning i butiken: Sommarstädningslistan för butiken har Lena ansvar för.

Sommar-cafét: Britt visade det nya avtalet som Elisabet har skrivit på från KKV.Se bilaga 1 Föreningens exemplar finns hos Britt
Annorlunda jämfört med förra avtalet är att istället för att KKV ska informera alla Caféidkare om rutiner så kommer Inköpsföreningen att göra detta.
Marcus Nordgren ansvarar tillsammans med Joakim Arborén. Ett nytt dokument är framtagit med rutiner för daglig städning och egenkontrollprogram. Städrutinerna är skärpta med handsprit mm. All servering kommer att ske utomhus.

Eftersom det inte gick att dela upp ansvaret när lokalen skulle registreras hos kommunen står Inköpsföreningen står för registreringen av livsmedelslokalen på helårsbasis. Detta trots att det under vissa perioder är KKV som ansvarar. Just nu är det till exempel KKV som ansvarar för städningen, men vid kontroll blir det ändå Inköpsföreningen som står till svars.

 

  1. Ärendelista – Aktualisering
    Vi gick igenom den ärendelista som finns. Bilaga 2.Undersöka andra arbetsformer för styrelsen Marcus är ansvarig.
    Detta är en fråga som upp för några år sedan. Tanken är att vi genom att vi skulle kunna undersöka och utveckla arbetsformer som underlättar överblicken. Marcus tog upp frågan men hittills har arbetet inte påbörjats. Idé: Vi kan bjuda in olika arbetsgrupper till styrelsemöten och ha ett styrelsemöte som enbart handlar om mötesformer och kopplingen mellan styrelsen och arbetsgrupperna.
    Beslut: Första styrelsemötet i augusti blir ett arbetsmöte där vi funderar kring demokrati och delaktighet. Då funderar vi kring frågan och tittar bland annat på våra möjligheter att förbättra kommunikationen mellan organisationen och medlemmarna.b. Caféhyror, nya rutiner för förskottsbetalning
    Det kostar 100 kr per dag för den som driver Cafét. Förskottsbetalningen av den avgiften har inte alltid fungerat. Cafégruppen (som inte har ingen ekonomiansvarig) behöver hitta bra rutiner för att se till att hyrespengarna kommer in. Under våren har cafét har legat nere och frågan vilar till augusti.

    c. Kommunikationsgrupp bildas
    Det finns ingen kommunikationsgrupp nu. Marcus, som sköter utskicken, har frågat Catharina Göransson och hon är intresserad. Vem som gör vad är ännu inte utrett men Marcus och Catharina kommer att fördela uppgifterna.

    d. Kontakta Thordénstiftelsen
    Detta handlar om Kulturrummet. Ingen ansökan skrevs i vår och den här frågan får fortsätta att vila.

 

  1. Medlemsregistret uppdatering
    Stämmer mejladresser och telefonnummer? Hur håller vi medlemsregistret uppdaterat? Agnes har tagit över uppgiften efter Siv Hermansson.
    De senaste åren har Jeanette och Jesper skött om medlemsförteckningen. Upplägget är att de som har betalat årsavgift står överst i medlemslistan.
    Enligt lagen har vi skyldighet att hålla ett medlemsregister och både aktiva och icke aktiva har rätt att bli kallade till medlemsmöten så vi bör göra vad vi kan för att hålla registret uppdaterat. Den som har fel adress nås inte av budskap via mejl. När Marcus gör utskicken har han märkt att ca 4 adresser studsar tillbaka.
    Beslut: Agnes utreder hur uppdatering och underhåll av medlemslistan ska gå till. Ett mejl med frågan om våra uppgifter stämmer går ut till medlemmarna och Marcus ser till att det framgår på hemsidan att ändringar ska skicka till ekonomi@bottnafjorden.se.
  2. Protokoll från konstituerande mötet 25 maj
    Vi valde att göra en kopia på protokollet där allas personnummer inte framgår.
    På så sätt kan vi ha protokollskopian i protokollpärmen i butiken utan att allas personnummer finns för allmän beskådan.

 

  1. Extra föreningsstämma.
    Eftersom den ordinarie årsstämman skedde digitalt behöver stadgeändringar göras vid en extra-stämma. Eventuellt kommer styrelsen också med några nya idéer kring organisation. Beslut: 25 okt kl 15.00 blir det föreningsstämma. Britt och Boban förbereder.

 

  1. Ny valberedning
    Det tillsattes ingen valberedning på den digitala föreningsstämman. Tills vidare sitter den gamla valberedningen kvar (och de ska enligt stadgarna inte komma med förslag till ny valberedning.) I valberedningsgruppen ingår nu: Gunnar Bäck, Joanna Schroeder och Pia Bergenholtz. Några nya namn föreslogs: Siv Hermansson, Jesper Gunnarsson, och Helena Kretz. Minst 3 personer ska vara med i gruppen enligt stadgarna. Britt kollar vad som gäller för val av valberedning och hon ringer också runt och kollar om några ur den nuvarande gruppen och/eller några av de föreslagna vill vara med i den nya valberedningen.

 

  1. Vägen ut-fråga från årsmötet
    Vägen ut Branneby kök och café ek. för. vill bli medlem som förening. De vill stödja lokala handlare när de handlar till sin verksamhet. Enligt stadgarna kan även juridiska personer bli medlemmar. En juridisk person gör sin arbetsinsats genom att någon av den föreningens medlemmar arbetar månades timmar. (KKV har tidigare varit medlem på detta sätt.) Magdalena Herrnsdorf är redan medlem och har nyckel-tag. Nu när Vägen ut blir medlem kommer föreningen att betala en medlemsinsats och göra en arbetsinsats. Faktureringen kan fungera så att Magdalena skriver handlingslistor märkta med ”Vägen ut” och lägger dem i Agnes låda. Och Agnes skickar faktura en gång i månaden till Vägen ut. Agnes tar kontakt med Magdalena och resonerar kring hur det kan fungera.

 

  1. Rapport från lokalmat/ sortimentsgruppen/ nya avtal
    Dessa tre grupper är hopslagna och de har haft ett möte där de diskuterade bland annat prissättning och avtal med leverantörer.
    En ny leverantör har kommit till. De levererar färsk pasta. I framtiden planerar de att även leverera pesto och andra ”pastatillbehör”.
    Barbro har förslag på en ny produkt som hon lämnar till gruppen.

 

  1. Corona epidemin – Avstämning
    En medlem vars man är i riskgrupp, var i butiken när flera personer kom in samtidigt. Det blev för trångt och några gick ut och väntade, men det var inte helt tryggt eftersom någon tyckte det var mindre viktigt. Beslut: Vi inför en begränsning så att max 3 personer befinner sig i butiken samtidigt. Vi skyltar om detta och fixar en skylt som går att hänga på dörren. Man kan hänga upp om man vill vara ensam i butiken. Vi gör även en skylt som Agnes sätter upp en tillfällig skylt och Eli gör mer permanenta när hon kommer hem.

 

  1. Mötesplanering Britt gör ett förslag och skickar ut till övriga. Britt tittar ut förslag på datum både för beslutsmöten och för en dag då vi kan umgås och prata om våra visioner för föreningen.

 

  1. Övriga frågor
    Sparbanken vill intervjua oss.
    VD:n på Tanums Sparbank har fått Inköpsföreningens jubileumsskrift och nu har en från banken: Carolina Björk bett att få intervjua oss. Det är en chans för oss att få prata om vad vi vill göra och om våra tankar inför framtiden. Lena, Britt, Boban och Eli är med på intervjun och även Jesper Gunnarsson tillfrågasb. Kultursystem Bottnafjorden
    En ansökan om medel för etapp 2 är inlämnad och besked ska komma från Västra Götalandsregionen efter midsommar. När beskedet kommer behöver vi ha en beredskap så att vi kan agera och prata med Julia. Detta kommer att ske snart, innan nästa styrelsemöte. Det är Inköpsföreningen som är ägare av projektet.
    Beslut: Vi håller ett extramöte med de som kan. När besked kommer kontaktar Marcus styrelsen.c. Nyhetsbrev
    Beslut: Vi skickar ut ett nyhetsbrev med info om vårt förhållningssätt i coronafrågan.

    d. Ordning på inkommande papper
    I butiken ligger informationsbrev och annat från bland annat leverantörer.
    Beslut: För att underlätta ordningen så att allt når de som är ansvariga ordnar vi postfack till de olika arbetsgrupperna. Eli fixar detta.

  2. Mötet avslutades_______________________                             __________________________

Eli Tistelö, sekreterare                                    Britt Johansson, ordförande

 

 

 

_______________________

Agnes Rajnak, justerare