Protokoll från extra styrelsemöte 30 juni klockan 18-19.00 utanför Cafè Olivia Protokoll nr 3
Innan mötet hade vi ett inledande samtal med Carl Forsberg kultursekreterare i Sotenäs kommun. Resultatet av den diskussionen ligger till grund för dagordningen på styrelsemötet.
Närvarande mötet var: Britt Johansson, Agnes Rajnak ordinarie ledamöter. Kerstin Bucher suppleant ersätter Eli Tistelö och Lena Falkheden suppleant som ersätter Robert Kalmar. Adjungerade: Marcus Nordgren och Catharina Göransson
- Mötet öppnas av Britt
- Till ordförande för mötet valdes Britt
- Till sekreterare valdes Marcus Nordgren
- Till justerare valdes Lena Falkheden
- Efter justering av dagordningen godkändes den. Punkt 5 ändrades till: förslag på projektledare och projektrepresentanter från oss. Punkt 6 lades det till följande punkter. A) möte gamla projektgruppen b) budget c) brev till övriga föreningar i projektet. d) kontakt med kommunrepresentanter, d) uppföljning av projektet
- Förslag till projektledare diskuterades. I praktiken inget annat förslag än Julia Chronholm och alla var överens om att hon skall tillfrågas. Projektet är en 50% tjänst i 11 månader med början 1 augusti. Britt pratar med henne och ger henne en formell inbjudan. Styrelsen beslutade att det är bra om inköpsföreningen har två representanter i projektgruppen. Britt och Marie-Louise föreslås och styrelsen beslutade att välja Britt samt att hon tillfrågar Marie-Louise. Mötet diskuterade även hur stor referensgrupp man skall vara och vilka som kan ingå. Det är viktigt att vi får så stor kompetensbredd som möjligt och alla uppmanas att komma med förslag på personer och att även de övriga föreningarna får bidra med personer. Vi sa max 15 personer och att alla kanske inte alltid behöver vara med på alla möten. Förslag: Lena Falkheden Marcus Nordgren, Catharina Göransson från inköpsföreningen. Styrelsen beslutade att: ovan nämnda personer ingår i referensgruppen samt att övriga organisationer kan lämna förslag på personer som kan ingå i referensgruppen. E:posta gärna förslag till Britt.
- Fas 2:
- Möte med gamla projektgruppen. Styrelsen beslutade att kalla till ett möte med den gamla projektgruppen för att få en naturlig övergång till Fas 2. Britt, Marie-Louise (om hon tackar ja) och projektledaren planerar detta. Förslagsvis sker detta under andra halva av augusti. Förslagsvis v.34
- Budget: I samband med ansökan gjordes en prel. budget. I denna har Julia ett högre arvode än i etapp 1, avsett för bättre balans med arbetsbördan. Föreningen kan ta mer ansvar för attestering av t.ex fakturor etc. Britt på förslag för den rollen.
Diskuterar budgetförslaget. En idé att avsätta pengar för att skapa flera händelser under proj.tid. Tex arvodera för ‘pilotaktiviteter’, tex. barnverksamhet som samverkan mellan Tossene bygdegård och Scenstudion. Viktigt att det går att ta på faktura.
Avsätta medel i budget för bearbetning av slutrapport.
Styrelsen beslutade att: att kassören Agnes gör ett förslag på en budget utifrån budgeten för fas 1. Mötet beslutade att Britt tillsammans med Julia diskuterar ansvarsfördelning utifrån de synpunkter som framkom på mötet. De lämnar ett förslag till styrelsen för beslut och rapporterar till projektgruppen.
- Brev till de övriga föreningarna i projektet: Styrelsen beslutade att: Britt gör ett utskick till övriga organisationer där de snarast skall välja representant till projektgruppen. Det gäller följande föreningar: KKV-b, Gerlesborgsskolan, Bovallstrands hembygdsförening, Tossene byalag, Företagarna i Sotenäs, Scenstudion Gerlesborg
- Styrelsen beslutade att Britt kontaktar Tanums kommun för att få veta vem som är representant i projektet. Representant för Sotenäs kommun är Carl Forsberg
- Avstämning från projektgruppen till inköpsföreningen.: Styrelsen beslutade att: det skall finnas en stående punkt på styrelsens dagordning för avstämning i projektet. Projektledaren bjuds in till ett styrelsemöte föra att presentera och samtala om projektet Fas 2.
- Övriga frågor: Inga
- Mötet avslutas
—————————————- ———————————————-
Britt Johansson, ordförande Marcus Nordgren, sekreterare
——————————————-
Lena Falkheden, justerare