Anteckningar från
Arbetsmöte
den 27 september klockan 17.00 – 19.00, på Cafe`Olivia
Protokoll nr 5.

Närvarande: Britt Johansson, Agnes Rajnak, Kerstin Bucher, Barbro Bliss, Marie-Louise Ceder, Lena Falkheden, Robert Kalmar och Eli Tistelö som skrev.

Under två år har vi haft på ärendelistan att prata om vår organisation.
Marcus och Lena, som var med i styrelsen när ärendet sattes upp på listan gav oss en bakgrund.

Kommunikation
En anledning till att styrelsen kände behov av att komma på förbättringar var att de inte riktigt visste vad som hände i arbetsgrupperna.
Det kunde komma fram efter ett år att någon arbetsgrupp hade haft problem.
Gamla styrelsen frågade sig: Hur kan vi få styrelsen in i arbetsgrupperna och tvärt om.
En idé för att förbättra kommunikationen var att börja med nyhetsbrev. Det startade och nyhetsbreven funkar fortfarande bra.
2 gånger bjöds också sammankallande ur arbetsgrupperna in till möte. Några kom, men det ledde egentligen inte till några långsiktiga förändringar.

Marcus berättade om att han hört om helt andra organisationsformer till exempel sociokrati. Sedan starten har vi egentligen inte pratat om vår organisationsform. Det ju faktisk fullt möjligt att vi överväger och kommer på ett helt nytt sätt att organisera oss!
Vi vill i varje fall jobba med att skapa bättre kommunikation och med att försöka få vår arbetsorganisation att funka bättre. För att kunna fatta bra beslut behöver styrelsen veta vad som händer i grupperna.

Arbetsorganisationsgruppen
Lena berättade om den arbetsgrupp som arbetar just med arbetsorganisation.
De som är med i gruppen är:
Hanna Matsson, Jeanette Karlsson, Cecilia Kent och Lena Falkheden.
De har just blivit fyra efter att länge bara ha varit två, så nu kommer de att kunna göra mer.

Det gruppen jobbar med är att matcha alla arbetsuppgifter med arbetsgrupperna. Gruppen träffas 3 – 4 gånger per år.
En gång per år går de igenom alla medlemmar och 2 gånger per halvår håller de i introduktion av nya medlemmar. Vid de tillfällena brukar också tex ordföranden och kassören vara med.

Varje medlem ska jobba minst 4 timmar per månad.
Det går att vara vilande i max 6 mån om någon till exempel blir sjuk eller får ett nytt barn. Efter 6 månader omprövas det.

Vi är just nu cirka 30 olika arbetsgrupper med fler än två personer som ansvarar för arbetsuppgifter tillsammans. Ungefär 20 uppgifter utförs av en person. Det kan vara till exempel att hämta varor. Dessa uppgifter kallas punktinsatser, men de är på väg bort.
Alla arbetsuppgifterna, och vilka som utför vad, står på hemsidan och på tavlan i butiken.

Just nu verkar alla grupper funka bra.
En av uppackningsgrupperna har fått förstärkning.
Tordagskassörsgruppen behöver en ny medlem och ny sammankallande.

I år har arbetsorganisationsgruppen tagit fram två nya dokument:
1. Sammanfattning av det som gås igenom på introduktionsmöten.
2. Om hur det går till att gå från passiv till aktiv medlem.

I arbetsgrupps-listan har det hittills funnits två café-grupper.
Tanken var att den ena skulle hålla på med event, föreläsningar och seminarier.
4 personer är med där: Marcus, Boban, Gunnar och Lena.
Den andra gruppen är Torsdagssoppa-gruppen som skulle planera event på torsdagar.
Nu blir det istället så att de som vill arrangera (både på torsdagar och vid andra tillfällen) är en grupp.

Problembilder
Vi delade upp oss två och två och spånade på problem som vi upplever i arbetsorganisationen.

Här är vad som stod på de små lappar som vi skrev kring problembilder:
– Det kan vara svårt för vissa medlemmar att förstå handlingsrutinerna.
(och när det inte funkar leder det till massor av extra arbete.)

– Vissa är aktiva och andra inte så aktiva. Hur kan vi aktivera de som inte är aktiva?

– Vad vill föreningen?

– Barnfamiljer

– För mycket ibland, kontinuitet viktigt

– Föreningen anonym

– Saknar arbetsbeskrivningar. Vi hade det förut och det kan utvecklas.

-Inventarieförteckning, ansvarig för inventarierna

-Som ny medlem kände jag mig ensam. Vem kan svara på frågor och stötta?

-Ekonomiskt ansvarig för caféverksamheten och för marknaderna

-Att styrelsen inte får veta vad som händer i arbetsgrupperna. Det leder till att styrelsen inte hänger med.

-Gemensamma mail, be att få svar tillbaka, be om feedback (Agnes)

-Ge möjlighet för medlemmar att lätt ta kontakt med arbetsorganisationsgruppen och styrelsen

-Fråga nya medlemmar: Hur kan du bidra!?

-Behövs det bättre kontakt med medlemmar?

-Vad vill medlemmarna?

-Att få alla delaktiga

-Små grupper

-Tydliggöra ansvar och arbetsuppgifter för samordnare

-”Fragmentisering” Vi jobbar i bubblor i våra olika grupper och känslan av att ingå och sträva i samma förening kan gå förlorad

-Eftersom många arbetsgrupper aldrig träffas utan att arbeta blir det svårt att diskutera och utveckla gruppens arbete.

– Det finns ibland en osäkerhet kring vad som händer där min arbetsgrupps ansvar slutar.

Lösningar och idéer
Vi delade upp oss i två grupper med fyra i varje och skrev upp lösningsförslag och förslag till förbättringar.
Här är vad som stod på de små lappar som vi skrev kring lösningar:
-Styrelsen, arbetsorganisationsgruppen eller delar av styrelsen bjuder in till möte/workshop med målet att ta fram arbetsbeskrivningar

-Dela ut ett papper med frågor till nya medlemmar. Vilka behov har du? Vilka är dina starka sidor/ ditt kompetensområde? Vilket område tycker du är intressant?

-Informationsgrupp behövs!

-Punkt till ett styrelsemöte: Hemsidan

-Festgrupp efterlyses (coronasäkrad)

-Använda hemsidan mer. Lägga upp mer information, helhetssyn, anslagstavla med skänkes, behövs, samåkning mm

-Följa upp nya medlemmar med ett samtal 3 månader efter introduktionen, innan medlemmen får egen nyckel

-Fortsätta satsa på torsdagssoppan. Det är det som har funkat bäst hittills när det gäller att främja gemenskapen.

-Sätta in ”platsannonser” i nyhetsbrevet.

-Matverkstad i caféet. Folk kan hyra in sig och prova sina matidéer.

-Samtal kan föda ny lust! Caféet och det blivande kulturrummet är superviktiga som gemensamma mötesplatser.

-Stärka kombinationen butiken och caféet. Dagskassörerna kan bjuda in till cafét och informera om att vi är samma förening.

-Ställa frågan om varför vi är med i Inköpsföreningen

-Bejaka olika grunder till att vara med

-Införa en begränsad tid i arbetsgrupperna, så att vi roterar.

-Inte införa en begränsning som regel, men uppmuntra till rotering

-Förhoppning: Att vi alla bidrar och att vi bejakar varandra och hjälper varandra att utvecklas.

-Stärka samordnarnas roll

-Att den som samordnar också har som uppgift att se till att gruppens medlemmar ses, att samordnaren tar ett socialt ansvar.

-Tvärgrupper. Någon/några skulle kunna sätta ihop smågrupper där det ingår folk från olika arbetsgrupper och spå kunde dessa grupper träffas och prata.

-Återinföra mentorskap
Var och en i styrelsen kunde hålla kontinuerlig kontakt med cirka fem olika arbetsgrupper.

-Bottnabulletinen kunde skrivas ut på papper och finnas i cafét.

-Idé: Inspirationskväll någon torsdag. Om nya kooperativ och om inköpsföreningar världen över.

Ny arbetsgrupp
Efter dessa två idé-pass bildades en ny arbetsgrupp för att sortera och jobba vidare med våra uppslag. Britt och Marcus är med och målet är att någon ur arbetsorganisationsgruppen också ska vara med. Lena kollar vem.