Protokoll från styrelsemöte 7 september klockan 17-19.00 utanför Café Olivia Protokoll nr 4

Närvarande: Britt Johansson, Agnes Rajnak, Kerstin Bucher, Barbro Bliss, Carl-David Granbäck, Eli Tistelö, Lena Falkheden, och Robert Kalmar. Adjungerade: Marcus Nordgren och Marie-Louise Ceder.

1. Britt öppnade mötet.
2. Till mötesordförande valdes Britt.
3. Till mötesekreterare valdes Eli och som justerare valdes Calle.
4. Dagordning godkändes efter några ändringar.
5. Föregående mötesprotokoll lästes upp.
6. Ekonomi: 

Städning
Agnes, Barbro och Eli har städat i arkivet tillsammans med Ammi Engström och Gunnel Berlin.

Passiva medlemmar
Vår förening har haft ett stort antal ”passiva medlemmar”. Tidigare fanns det ett värde i att personer som slutade använda Inköpsföreningen ändå stod kvar och lät sin medlemsinsats finnas kvar i föreningen. Nu är vår ekonomi så stabil att vi inte behöver den här typen av stöd. Det blir mest besvärligt att ha många personer med gamla inaktuella uppgifter i registret.
Agnes har gjort ett stort arbete med att rensa upp och klargöra. Hon har via mejl och telefonsamtal tagit kontakt med ”passiva medlemmar”. Detta har resulterat i att 52 medlemmar har lämnat föreningen även på pappret.
Över 10 000 kr har i samband med detta kommit in, i form av efterskänkta medlemsinsatser och ca 7000 betalades tillbaka.
Ca 20 personer är omöjliga att få kontakt med.

Hur ska vi ha det framöver Just nu är vi 165 är aktiva medlemmar. Ska vi behålla möjligheten att vara ”passiv medlem”? En medlem kan vila från arbetsuppgifter men ändå betala årsavgiften. Om någon har en period i sitt liv när det inte funkar att göra arbetstimmarna så pratar den med arbetsorganisationsgruppen. Vilande medlemmar som inte längre orkar arbeta alls kan bli hedersmedlemmar.

Frågan är om vi förutom dessa möjligheter även ska behålla en form av medlemskap där medlemmen varken arbetar, betalar årsavgift eller deltar i verksamheten. Stödmedlemmar kanske vore bra att ha?
Agnes skissar på en policy.

Jak
Jak har ändrat sina rutiner, Agnes och de andra som är behöriga måste fylla i flera papper och Agnes upplever det som en arbetskrävande byråkrati. Agnes vill att vi omprövar vårt beslut att fortsätta vara medlemmar och ha pengar på Jak medlemsbank.
Om vi flyttar de pengar vi har på Jak (över 90 000) till Tanums Sparbank tror Agnes att vi har ännu större chans att få lån där om vi till exempel behöver låna till tillbyggnad.

Vårt medlemskap i Jak är en större fråga, att ta på ett annat möte.
Vi har varit medlemmar där sen starten och det finns många som tycker att det finns ett värde i att vara del av den rörelse som jobbar för ett annat sorts banksystem. Om vi har ekonomisk nytta av att ha pengarna på Jak eller inte beror också på ränteläget och läget i världen. Vi bordlägger frågan och tar upp den igen det på nästa styrelsemöte.

Budget
Agnes vill att vi gör budget för cafét och för marknaderna.
Hon pekar också på att cafét går med förlust. Lena menar att vi måste se vår verksamhet som en helhet. Om vi drar in pengar nog på andra grenar av verksamheten kan vi fortsätta driva cafét inte för att det inbringar pengar utan för att det är socialt viktigt.
Vi behöver bättre rutiner för redovisning av caféverksamheten och för marknaderna.
Till nästa styrelsemöte gör Agnes en sammanställning av läget så att vi andra kan sätta oss in i detta.
72 000 kr hade vi förra året som samlade utgifter. 8 % påslag plus årsavgifter är det som ska täcka upp detta.

I vår årsredovisning brukar vi få en generell koll på vad som kostar och vad som kommer in. En detaljerad budget kan ge större tydlighet. Inför nästa årsmöte gör vi ett budgetförslag där vi funderar över våra olika delverksamheter.
Just nu har vi har överskott i verksamheten och det går bra.

Inköp
Britt tog upp frågan om att köpa in en fruktpress till inköpsföreningen.
En lite större press som kan pressa äpplen, päron mm kostar Ca 10 000 kr. En sådan investering skulle kunna göra det lättare för medlemmar att tillvarata resurser. Om vi bestämmer oss för att köpa in en press skulle den som vill pressa hyra den.
Kanske ska vi satsa på att skaffa pressen inför nästa höst? Fruktpress läggs till ärendelistan.

Bokashi-hinkar är inköpta till cafét. Cafégruppen sköter detta.

Små utlägg
Vid terminsöppningen bjöd vi på fika. Många donerade bakverk och det enda som köptes in var en honungsburk. När vi hade Sparbanken på besök bjöd vi också på några kakor ur butiken. Representation under 500 kr behövs det inte styrelsebeslut på.

7.Arbetsorganisation
a) Vi bestämde ett nytt datum för arbetsmöte kring frågan: 27 sept klockan 17–19. Då träffas styrelsen och arbetsorganisationsgruppen.
Hur organiserar vi oss på ett sätt så att det funkar med kommunikationen mellan arbetsgrupperna? Lena ger oss en bakgrund i början av mötet.
b) Frågan om dubbelbeställningar hänskjuts till det mötet.

c) Ändrade öppettider i butiken? En av uppackningsgrupperna har föreslagit att vi från och med 9 september senarelägger öppethållandet en timme. Det vore olyckligt att ändra öppettiderna som är så väl inarbetade. Vi tror att vi kan organisera uppackandet av varor på ett coronasäkert sätt utan att ändra öppettiderna. Gruppen behöver förstärkning och kanske lite tips om hur det organiseras i andra uppackningsgrupper. Ann-Sofi Söderlind är sammankallande i den uppackningsgruppen som har svårt att hinna med sitt arbete. Britt tar kontakt med Ann-Sofi och ber henne ringa Kerstin och om hon vill ha tips på hur arbetet organiseras i andra grupper som packar upp. Ann-Sofi ska också informeras om att hon kan ringa till arbetsorganisationsgruppen gruppen om det behövs fler uppackare.
Beslut: Vi ändrar inte öppet-tiderna.

8.Nya medlemmar
Tre ansökningar har inkommit:
Mimmi och Tony Hermansson, Hamburgsund
Maria Arnborg, Smögen
Cecilia Kent, Spånslätt
Vi kan fråga på introduktionsmötet hur de hittade oss.
Den frågan kan vi också införa i ansökningsformuläret.
Marcus gjorde det genast!
De nya medlemmarna godkändes.
27/9 blir det introduktionsmöte klockan 10.00.

37 nya studenter har börjat på konstskolan och flera av dem har redan tecknat skolmedlemskap. Lena och Marcus har varit på scenstudion och informerat de 12 nya studenterna där om inköpsföreningen. Flera av dem har också redan hittat till butiken.

9.Aktualisering av ärendelistan
Föreningsstämman
Britt bokar Stensalen för stämman.
Den förra valberedningen har sagt ja till att sitta kvar ett år till.
Uppdatering av medlemslistan
Agnes har försökt kontakta Magdalena Herrnsdorf, som ville att Vägen-Ut-projektet skulle ha ett eget medlemskap. Tyvärr har hon trots många försök inte gått att nå. Agnes gör inga fler försök. Magdalena får höra av sig själv om hon vill gå vidare i det ärendet.

10.Kultursystemprojektet
Styrelsen godkände avtalet med Julia Chronholm som jobbar för Kultursystemprojektet.
Marie-Louise har varit på det första kulturprojektmötet som var lyckat. Fem teman har projektet kommit fram till och grupper för dessa har bildats. Bottna-året-runt pratar om kulturnatt. Det finns pengar att söka för ideella föreningar som vill testa nya evenemangsformer. Eftersom vi inte är en ideell förening kan vi inte söka. Tossene byförening och filosofiföreningen bör tipsas. Britt mejlar dem.

Lena och andra i gruppen ska träffa Moa Leisén, som är planchef Tanums kommun, för ett samtal kring att underlätta för inflyttning i vår trakt.

En idé inom Kultursystemet är att bilda ”Bottnafjordens vänförening”.

Britt och Julia har haft ett möte och pratat om arvoden. Medlemmar i projektgruppen kan få ersättning för förlorad inkomst men referenspersonerna får ingen ersättning. Projektgruppsmedlemmarna har ett ansvar att anteckna vid arbetsmötena och även rapportera till sina respektive föreningar. Resekostnader ska också räknas med i budgeten. Budgeten är på 335 724 kr och Julia har gjort ett budgetförslag där resekostnader saknas. En del av pengarna är avsatta för att ersätta Inköpsföreningens ekonomigrupp för merarbete. Agnes och Barbro säger att för deras del kan de pengarna tillfalla inköpsföreningen. Britt kollar vilken inställning Carl Forsell har, som bokför för föreningen.
Styrelsen tittade på en ram för budgeten som godkändes med tillägget att det inom ramen frigörs pengar till reseersättningar.

11.Tillsättande av arbetsgrupp
Arbetsorganisationsgruppen jobbar på att få ihop en arbetsgrupp som påbörjar arbetet kring ombyggnad av köket i Café Olivia.
Helena Krets ska tillfrågas om att vara med i gruppen. Frågan bordlades

12. Hyresavtal med KKV och G2:1
Efter att båda föreningarna haft årsmöte på 12/9 ska Britt träffa dem och diskutera vår hyra.

13. Deltagande på årsmötet KKV och G2:1
Britt och Lena går på G2:1-mötet på lör. Eli går på KKVs årsmöte. Det är bra om många av inköpsföreningens medlemmar blir medlemmar i G2:1. 2000 kr kostar en andel. (KKV hyr lilla Galleriet, Stensalen och butikslokalen av G2:1.)

14. Cafét och butiken
Två caféer har hållits där det kommit ganska lite folk. Hur ska vi få folk att komma till cafét och till torsdagssopporna?
Ibland kommer utskicken om öppethållande sent pga. att Marcus får information sent av de som ska hålla öppet.
Att ha samma öppettider varje helg, oavsett vem som håller i cafét kan underlätta. Vi bestämmer att öppettiderna under höst och vintersäsongen är: lör-sön 12-16. Eli gör en skylt och sätter upp den på dörren. En gatupratare kanske finns i förrådet.
Barbro och Siv är de som fixar nyckelbrickor till butiken.
Vem fixar handsprit till butiken och kafét och pappershanddukar till toaletterna? Lena frågar KKV om handdukarna.
Kanske har Ralf handsprit över. Britt frågar honom och om det inte finns kan Ami Engström beställa.

I butiken står en musfri låda med en espressobryggare i. Eli flyttar den till caféet. Kassaapparaten funkar inte längre och står bara i ett hörn… Eli ser till att den kommer iväg till återvinningen.

15. Övriga frågor
Marcus berättade om Förenade Inköp, ett 9 månader långt projekt för att hjälpa igång nya inköpsföreningar och för att utbyta erfarenheter.
Fre 9 oktober till sön 11 okt är det årskonferens för föreningen för matkooperativ. Årskonferensen hålls i Sörmland. Resa och helpension är betald och Marcus välkomnar någon som vill åka dit. Programmet är ganska öppet och det går ut på att träffas och utbyta erfarenheter.

Mötet avslutades

 

—————————————- —————————————–
Britt Johansson, ordförande Eli Tistelö, sekreterare

——————————————-
Carl-David Granbäck, justerare