Anteckningar från möte med alla arbetsgrupper som har arbetsuppgifter som berör ekonomi.

Vi som var där: Agnes Ranjak, Anders Engelbrekt, Claudia Theel, Barbro Bliss, Birgitta Hedenberg, Karin Qvarnström, Maria Cederqvist, Marianne Haglund, Barbro Karnfält, Britt Johansson

 

Vi började träffen med att Britt J gav en återblick om varför vi har detta möte. Frågan om hur man skapar en bättre kommunikation mellan styrelse och medlemmar/arbetsgrupperna och mellan de olika arbetsgrupperna/medlemmarna.

Styrelsen tillsatte en arbetsgrupp under 2020 som funderat kring olika modeller för bättre samarbete. Gruppen kallade till ett möte med alla medlemmar som är sammankallande i någon arbetsgrupp. På det mötet diskuterade vi vilka arbetsgrupper som hade något gemensamt och skapade tre grupper:

• Ekonomigrupp
• Butiksgrupp
• Cafelokalgrupp

På detta möte bestämdes det också att dessa grupper skulle ses 2 ggr/år. I början på hösten och i början på året. Det är fritt att även träffas fler gången om gruppen har behov av detta. Till varje grupp ingår flera styrelsemedlemmar som skall återrapportera till styrelsen.

 

Sedan satte vi oss i tre grupper och diskuterade följande frågeställningar:

• Vad fungerar bra i de arbetsuppgifter som ni har?
• Vad fungerar mindre bra i de arbetsuppgifter ni har?
• Förslag på förbättringsåtgärder?

 

Sammanfattningen kan du läsa lite längre ner.

Avslutningsvis hade vi en genomgång av vad som diskuterats i grupperna samt beslut om att ha ett nytt möte i november efter höstlovet. Då vill vi även att arbetsorganisationsgruppen är med. Britt skickar förslag på datum.

 

Tack för ett trevligt möte/ Britt

 

Diskussionsfrågor till gruppsamtal med ekonomigruppen söndagen den 29 augusti 2020. Skriv anteckningar under varje frågeställning.

 

Vad fungerar bra i de arbetsuppgifter som ni har?

 

• Allt fungerar bra
• Fungerar i grunden bra
• Priskontrollgruppen har bara varit en person men nu förstärkt med en medlem till. Bra för då har man någon att bolla med.
• Sällan hittas det några fel.

 

 

Vad fungerar mindre bra i de arbetsuppgifter ni har?

 

• Lite för långt mellan gångerna då medlemmarnas insättningar förs in i kontopärmen
• Dagskassörerna lämnar allt för ofta inga underlag för kontantbetalning, vilket ofta ger merarbete för Karl som sköter den löpande bokföringen. Jag kan inte skriva mitt underlag till honom
• Svårt att veta om en förändring av utförsäljningspris beror på prisökning eller bara är felräkning. Hur ska man kunna checka av vilken produkt som hör till vilken faktura/följesedel.

 

Förslag på förbättringsåtgärder!

 

• Att dagskassörerna på något sätt förstår och skriver underlag till Karin vid varje torsdag. Kanske skall vi ha två dagskassörer? Sammankallande har utbildning för dagskassörerna där man går igenom rutiner för detta. Innan ses Karin och Eli så de kan prata ihop sig.
• Kontroll av insättningar bör ske minst 1 ggr per vecka. Bra om man meddelar de som kontrollerar kontopärmen när man gjort detta.
• Att det finns en rimlighetsprincip som innebär att när en vara har stora prissättningsskillnader så gör man en kontroll. Dvs samma produkt har väldigt olika prissättning på hyllan.
• Att man trots eventuella skillnader i prissättning alltid ställer den äldsta varan först.
• Att det alltid finns följesedel eller leverantörssedel där inköpspris samt utförsäljningspris finns med. Gäller alla leverantörer.
• När medlemmarna sätter in pengar så sätter man in en summa. Inte lägga en del på livs och en del på övrigt. Detta försvårar både bokföring och de som kontrollerar kontopärmen. Styrelsen går ut med information om detta i kommande nyhetsbrev eller på annat sätt.
• Bra om en person är ansvarig för alla konsignationsavtal
• Fler personer ansvarar för leverantörerna- Grupp bildas

 

Övriga förslag på förbättringar som kom fram på mötet

 

• Att varje arbetsgrupp delger varandra mobilnummer så att man kan nå varandra om något händer att man får förhinder. Sammankallande ansvarar. Det går även att göra grupper i mobiltelefonerna.
• Att kallelser till möten sker i god tis. Alla kollar inte sin mejl varje dag. SMS- utskick är önskvärt.
• Listan på hemsidan över alla arbetsgrupper är väldigt lång och lite svår att överblicka. Önskvärt om man kan göra om den.

 

 

Vid pennan/Britt