Protokoll från styrelsemöte sön 12 september 2021
18.00-19.30 på Café Olivia
Närvarande: Britt Johansson, Ylva-Li Göransson, Marie-Louise Ceder, Lena Falkheden och Eli Tistelö
1. Mötet öppnades
2. Val av ordförande
Till ordförande för mötet valdes Britt.
3. Val av mötessekreterare och justerare
Till mötessekreterare valdes Eli, och till justerare valdes Marie-Louise.
4. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.
5. Föregående mötesprotokoll
Eli läste upp föregående mötesprotokoll som godkändes.
6. Från arbetsgrupperna
a Arbetsorganisation:
Vi gick igenom listan av personer som ansökt om att bli medlemmar:
Helén Åberg, Mena och Lars Nyberg och Gabrielle Ivarsson. Mötet godkände samtliga och hälsar dem varmt välkomna!
Arbetsorganisations-gruppen har gjort ett förslag till ett nytt informations-blad.
Vi gick igenom det och föreslog ett par ändringar. Lena justerar. Bilaga 1.
På nästa introduktionsmöte behöver 17 personer introduceras!
Lena kollar om vi kan vara i Lilla Galleriet. Det blir en introduktion i stationer.
Vi bestämde vilka som kommer att vara med.
Det vore bra att hitta några som har ansvar för de lokala leverantörerna.
och Marcus behöver dessutom förstärkning i sortimentsgruppen. Lena kollar med Lars och Mena om de skulle vilja ha de lokala leverantörerna som sitt ansvarsområde. Kanske kan de ansvara för detta och vara del av sortimentsgruppen?
b Ekonomi:
Britt och Anders har haft möte med Sifferservice. Det var ett bra möte med god kommunikation och Sifferservice känns seriösa. De vill bland annat ha kvartals-avstämningar.
Vi har fått en förseningsavgift från Skattemyndigheterna. Det gäller en momsredovisning som inte är inte inlämnad från Bohusekonomi. Britt har inte fått tag i Bohusekonomi men hon har skrivit och förklarat för Skattemyndigheterna att vår kontaktperson på Bohusekonomi, Britt Signeböen, har avlidit.
Styrelseförsäkring: Anders har förhandlat med försäkringsbolaget IF och fått ner försäkringsbeloppet. Även Britt har kommunicerat med dem och fått veta att de inte kan sänka självrisken lägre än 9000 kr. Enligt den senaste offerten skulle det kosta oss 4260 kr per år att vara försäkrade. Bilaga 2.
Mötet sa ja till att teckna försäkringen, men eftersom det är ett stort beslut och eftersom många ur styrelsen inte kunde närvara, beslutades att Britt skriver och frågar de övriga i styrelsen, i hopp om att få konsensus. Svar från de frånvarande bifogas detta protokoll. Bilaga 3
Vi har fått ett PM från våra internrevisorer. För att tillmötesgå deras önskemål om att lättare kunna överblicka vad som händer på vårt bankkonto har Britt har ordnat så att Jesper kan se allt som händer där. Revisorerna hade också en fråga angående att några musiker inte har anmält att de har F-skatt. Britt kollar om de har F-skattsedel, och anmäler till Skatteverket om de inte har F-skattsedel, med detta är PM:et besvarat. Bilaga 4.
c Kommunikationsgruppen: (Britt, Marcus och Cecilia)
På ett tidigare styrelsemöte bestämdes att var och en av tvärgrupperna innehållande representanter från olika arbetsgrupper skulle sammankallas före 15 sept. Britt rapporterar från den grupp som hon ordnat möte med: en grupp bestående av medlemmar som på olika sätt arbetar med föreningens ekonomi. De har haft ett bra möte där de bland annat diskuterade vad som funkar och vad som kan förbättras. Britt förde anteckningar. Bilaga 5.
Lena och Marie-Louise har haft möte med sammankallande för olika mötesplatsverksamheter (marknads- och café-grupperna) De pratade också om vad som funkar och vad som behöver förbättras. Det framkom att sammankallandeuppgiften är svår för många. Cafégruppen, som under pandemin inte kunnat verka, är nyuppstartad och Monkee är den nya sammankallande. Lena antecknade under deras möte. Bilaga 6.
Samverkansgruppen kring cafét lever och verkar. Det är god fart på verksamheten! Marie-Louise berättade att gruppen funderar på att fixa så att det går att dela upp stensalen, för att se till att flera möten kan pågå samtidigt.
d Café:
Britt informerade om hur vi går vidare för att få till en fungerande ekonomisk redovisning av caféverksamheten. Sifferservice kräver att en rutin upprättas. De föreslår att vi ska använda vårt swish och att vi fixar en separat kod för varje verksamhet.
Britt och Anders jobbar med en mall för kassarapport. Så fort allmänheten kommer behöver det redovisas och vi kan inte använda privata konton. Den som har hand om torsdagssoppan betalar in och skriver torsdagssoppa. Lena, Britt och Marie-Louise ska också ses och reda ut sommarens inkomster.
Mötet sa ja till att vi inte längre ska sälja inköpsföreningens varor på marknader.
Claudia har sagt ja till att vara den som kontrollerar caféets kassarapporter.
På café Olivia kommer det att finnas ett litet bibliotek! Lena jobbar för att få igång Café Olivias bokhörna. Två bokhyllor är placerade i cafélokalen och Lena har mejlat ut frågan om att ställa hit böcker.
Tanken är att boksamlingen ska innehålla facklitteratur som knyter an till de verksamheter och aktiviteter som pågår inom ramen för Inköpsföreningen, KKV-B och Bottna filosofi.
Britt och Anders har båda gjort många utskrifter och de har köpt toner för 399 respektive 853 kr. Mötet godkände att de får pengar för dessa utlägg.
e Butik:
Eftersom det har varit några sjukdomsfall i trakten fortsätter vi tills vidare med våra corona-åtgärder. Ylva-Li köper nya munskydd.
Biofood, en av våra leverantörer, har informerat om att ethylenoxid har påträffats i 200 ml förpackningar med kokosgrädde. Varan är undanställd tillsvidare.
Efter introduktionsmötet kommer dagskassörerna att få en lista över de nya medlemmarna.
7. Planering av extra föreningsstämma och medlemsmöte
Vi har ett nytt datum för detta: 17 okt.
Britt och Eli presenterade planen för sammankomsten.
En ny revisor har hittats. Britt skickar namnet till Eli som bjuder in vederbörande.
Stensalen och Skolan är upptagna. Tossene bygdegård är ett förslag på lokal, Britt kollar!
Vi behöver gå ut till medlemmarna och be alla som kommer att anmäla sig. Det blir Smoothie-fika, som Eli ansvarar för.
8. Hållbarhetsfestival i oktober.
Just nu har vi tyvärr inte kapacitet att delta i ytterligare aktiviteter.
FN:s 26:e klimatkonferens (COP26) äger rum i Glasgow, Skottland mellan 31 oktober och 12 november. Under hela den perioden är Lilla galleriet bokat. Klimatnödläge/COOP26 är temat för perioden!
9. Inköpsförslag
Det har sedan tidigare inkommit förslag om att vi ska köpa in en ny våg och en fruktpress. Mötet beslutade att vi inte köper någon fruktpress just nu. Vi har lokala företag som det går att anlita för att pressa frukt. Anders tar fram ett förslag på en våg som kan väga mindre kvantiteter och som skulle kunna funka för att väga kryddor.
10. Datum för vår interna ekonomikurs
Britt ska hålla en genomgång kring ekonomi, för styrelsen. Hon tänker att det skulle kunna ske i slutet på oktober eller i början på november. Vi återkommer till detta.
11. Punkter för nästa möte
Eftersom vi hade många punkter till detta möte sparade vi några till nästa:
– Ärendelistan
– Medlemskap i Coompanion
– Google drivedokumentation
12. Nyhetsbrev
Britt och Lena skriver ett nyhetsbrev.
13. Övriga frågor
Inga övriga frågor.
14. Mötet avslutades
………………………………………… ……………………………………….
Britt Johansson Eli Tistelö Ordförande Sekreterare
……………………………………………
Marie-Louise Ceder
Justerare