Protokoll styrelsemöte
sön 16 januari 2022
17.30-19.30 på Teams

Närvarande: Catharina Göransson, Lena Falkheden, Britt Johansson, Anders Engelbrekt, Robert Kalmar, Claudia Theel, Eli Tistelö och Marcus som var adjungerad.

1. Mötet öppnas
   Mötet öppnades.
2. Val av ordförande för mötet
   Britt valdes till ordförande.
3. Val av mötessekreterare och justerare
   Eli valdes till sekreterare och Lena till justerare.
4. Godkännande av dagordning
   Dagordningen justerades och godkändes.
5. Föregående mötesprotokoll
   Mötet godkände föregående mötes protokoll och lade det till handlingarna.
6. Från arbetsgrupperna
   a Arbetsorganisation:
   En ny ansökan om medlemskap kom in idag från Aina Berg, som ska flytta till Skärkäll. Mötet valde in henne och Britt mejlar till Jeanette. Ett planerat introduktionsmöte blev inställt och kommer att hållas i början av mars i stället.På hemsidans dokument för ansökan om medlemskap finns det nu möjlighet att ange intresse för någon arbetsgrupp. Cecilia och Marcus kommer att fila ytterligare på formuleringen.  Det är jättebra att nya får tillfälle att berätta var de helst vill verka.

   Lena berättade att i slutet av hösten gjorde arbetsorganisationsgruppen en ordentlig uppdatering av medlemmar och arbetsgrupper. Det brukar göras en ny uppdatering när årsavgiften är dragen. Detta kommer enligt Anders att vara klart i månadsskiftet jan/feb. Så inför nästa introduktionsmöte gör arbetsorganisationsgruppen en ny uppdatering och kollar vilka grupper som behöver nya medlemmar.

   Britt har pratat med flera som vill byta grupp. Hon har hänvisat till Lena/Jeanette.

   Nycklar behöver fixas till nya medlemmar. Hur går det till att aktivera nyckelbrickor? Behöver vi hitta två nya som kan ta över efter Siv och Barbro? Britt kollar med Siv.

   
   b Ekonomi
   Medlemmar i skuld

   Hur kan vi underlätta för de medlemmar som har svårt att komma till noll i pärmen? Kanske behöver de stöd och hjälp. Anders får i uppdrag att kolla hur många personer det handlar om. Det är en känslig fråga och kanske bör den tas omhand i en mindre grupp?

   Hyresavtal
   Ett nytt hyresavtal är tecknat för ytterligare ett år i cafélokalen.

   Nytt i årets kontrakt är att vi betalar 1800 kr per år för halva korridoren. En extra text har också tillkommit. Den handlar om att KKV har bokningsföreträde för Café Olivia. Kontraktet undertecknades av Britt och Malin innan nyår.
   För butikslokalen har vi femårskontrakt, men vi kommer så småningom att behöva genomföra förhandling om driftskostnader. Vi får räkna med att vi får högre driftskostnad pga. höjda elpriser.

   Zoomavtal
   Vi beslutade att öppna upp vårt Zoomkonto igen. Det kostar 149 kr i månaden, vi kan köra en månad i taget och vi kan använda samma avtal och inloggning som sist. Zoomkontot gör att den som vill kan ordna möten utan tidsbegränsning. Alla som vill kan använda kontot, om det fortsätter att vara svårt med fysiska möten kanske Bottna filosoficirkel, bokcirklar och andra kan ha nytta av kontot.

   Konkursförvaltare
   Vägen ut Branneby har gått i konkurs och vi fick en felaktig faktura på1200 kr för mat.
   Britt bestred och fakturan är nu avskriven.

   Ekonomikurs
   Styrelsen behöver få en bild av hur ekonomin i en ekonomisk förening fungerar, därför har vi planerat ett kurstillfälle som Britt med hjälp av Anders kommer att hålla i. På grund av smittskyddsläget behöver vi senarelägga kursen. Den nya tiden blir 13 mars kl 15.00-17.00.

   c Kommunikationsgrupp
   Uppföljning av tvärgruppsmöten
   Vi jobbar vidare med att hålla tvärgruppsmöten där medlemmar från olika angränsande arbetsgrupper träffas. Det är en viktig uppgift för styrelsen att lyssna in behov och underlätta så att kommunikation mellan grupper blir möjlig. Lena efterlyste dokumentet där arbetsgrupperna är klustrade. Britt skickar ut det till oss alla igen.

   Alla arbetsgrupperna har ännu inte skrivit arbetsbeskrivning, och arbetsorganisationsgruppen behöver också lägga upp sin beskrivning på hemsidan. På tvärgruppsmötena kan vi passa på att påminna om att alla grupper behöver göra en arbetsbeskrivning. När samtliga gruppers arbete och uppgifter finns beskrivna blir det lättare att välja en grupp, att samverka mellan grupper och att behålla en kontinuitet även när gruppernas medlemmar roterar.

   Uppföljning medlemsmötet
   På senaste medlemsmötet kom vi fram till massor av saker. Anteckningar finns sparade och kommunikationsgruppen tar hand om dessa. Vi valde in Catharina i kommunikationsgruppen så att hon och Britt tillsammans kan ta ett grepp om medlemsmötets idéer. Britt är sammankallande.

   d Butik
   Om städordningen
   Under en arbetsdag röjde vi i vårt förråd och nu finns det gott om plats där. Vi skapade också ett städskåp för cafét. Britt kommer att märka alla hyllor där, så att det blir tydligt vad som ska finnas var.
   Skräptransport
   Elisabet kommer att skänka en ny kyl och frys till cafét! Boban och Eli och Britt fraktar gamla kylar och frysar till återvinningscentral, det finns två stycken i uteförrådet och en inomhus.

   e Café
   Inköp
   Det har jobbats mycket under julledigheten. Bland annat har det köpts in ny fläkt, nya hyllor och mycket annat. Cafét håller på att få ett lyft och blir jättefräscht. Beslut: Cafégruppen kan köpa in växter för 1000 kr. Den som vill bidra kan också ställa ner växter i cafét.

   Principer för uthyrning till ickekommersiell verksamhet
   Vi har olika priser vid uthyrning av lokalen, beroende på vilken sorts arrangemang det är och hur mycket intäkter de förväntas ge. Priserna står på hemsidan.
   Beslut: Möten med ickekommersiellt syfte ska vara gratis. Vi vill måna om sammankomster. Medlemmar som tar initiativ som innebär att medlemmar möts, diskuterar, filosoferar, bildar sig osv. ska i mån av plats kunna använda lokalen. Allt bokas via Marcus. Britt meddelar Lena Jarlöv, som frågat för en bokcirkels räkning.

   Nyinvigning
   En nyinvigning av cafét planeras. Vi kommer att bjuda på soppa och bröd under en tisdag och en torsdag. 18/1 och 20/1 var tanken att detta skulle hända men på grund av coronaläget behöver vi skjuta upp det lite

7. Coronaläget
   Smittspridningen har ökat igen och omikron kommer att fortsätta spridas. Människor blir inte lika sjuka. Hur ska vi tänka? Ska vi jobba för ökad flockimmunitet? Vi vill inte genomföra mer begränsningar än Folkhälsomyndigheten.
   Beslut: Vi flyttar nyinvigningen av Café Olivia till tisdag 8/2 och torsdag10/2.
   Nu när omikron har kommit verkar snabbtest inte alls vara pålitligt.
   Beslut: vi säger nej till fortsatta snabbtester inför öppethållande i cafét och kommunicerar detta till samverkansgruppen. Britt och Lena meddelar både Cafégruppen och samverkansgruppen.Tyvärr uppstod en polarisering mellan medlemmar med olika inställning i coronafrågan. Detta har skapat ett sår i vår förening som behöver läkas. Vi behöver summera och fundera över hur vi i framtiden kan motverka polarisering. Vi behöver också hantera alla känslor som situationen har väckt. När det är dags behöver vi ta tag i detta.
8. Googledrive
   Inköpsföreningen har redan ett Googledrivekonto. Vi frågar Marcus om han kan vara med vid nästa styrelsemöte och visa oss hur det funkar. När han har gett oss en snabbgenomgång kan vi fundera över hur vi gör. Britt bjuder in Marcus. 
9. Bottnafjorden glöder
   Beslut: Vi deltar i Bottnafjorden glöder genom att hålla butiken och cafét öppet för både medlemmar och andra 5–6 mars mellan 12.00 och 16.00. Anders och Britt funderar över om vi på något smidigt sätt kan redovisa försäljning och möjliggöra att även icke-medlemmar kan handla i butiken under dessa dagar.
10. Rapporter
    Julmarknaden
    Det blev en bra julmarknad, lite färre personer än vanligt deltog, på grund av coronaläget. 1300 kronor fick vi in på bordshyror. Marcus och Johanna ryckte in i sista stund och drev caféet. På plats tog Britt och Anders beslutet att de fick göra det hyresfritt. Styrelsen ställer sig bakom detta.Studiebesök med Olle och co från Orust.
    Catharina och Britt har träffat gänget från nordöstra Orust som vill starta en egen Inköpsförening. De var mycket nöjda och entusiastiska och de hör av sig igen för att få mentorsstöd. Vi ser fram emot att följa deras process och stödja dem.
11. Medlemsfest
    I anslutning till årsmötet ordnar vi en medlemsfest!
    Årsmöte 10 april var Britts och Ellis förslag men det krockar med annat.
    Beslut: 24 april blir både årsmötet och festen.
12. Samtal kring ”Allt ljus på KKV”
    Vi bordlägger detta. Britt har fått rapporten i pappersform. Hon lägger några exemplar åt oss i butiken.
13. Mötesplan
    Mötet antog den mötesplan som Britt och Eli lagt fram, med två ändringar: nya datum för ekonomikursen och för årsmötet/medlemsfesten. Bilaga 1.
14. Övriga frågor
    Claudia: På förra mötet bestämde vi att bjuda in Ylva Lundqvist-Fridh för att hålla föredrag i februari. Claudia skulle fråga Linnea Jademark om Gerlesborgsskolan kunde ställa upp med lokalen, men på grund av smittskyddsläget är skolan inte öppen för utomstående. Föredraget kommer i stället att bli på zoom och om allt går enligt planerna kommer Ylva i stället på besök i sommar.Marcus: Inför detta styrelsemöte har Marcus hört av sig och frågat hur vi ställer oss till idén att förenkla för lokala producenter genom att låta dem bli medlemmar utan att göra 4 timmar per månad. Jesper har tidigare föreslagit detta för att gynna odlare. Nu kom frågan från Eva och Gadi som gör buljong och odlar lök och vitlök. De bor i Bullaren och åker hit bara när de ska leverera.

    Som det nu är har vi regeln att någon i sortimentsgruppen är närvarande när en leverans görs, för att släppa in leverantören och kolla att det som står på följesedeln stämmer. Om producenterna är medlemmar behövs inte den kollen vilket skulle förenkla. Just nu är fyra producenter medlemmar och vi har ca 5 producenter som inte är medlemmar. (25 lokala producenter finns i pärmen, men alla är inte aktuella och vi behöver göra en ny förteckning.) Idén innebär inte att alla lokala producenter per automatik blir medlemmar.  Men för producenter som vill handla kunde det vara en möjlighet. Kanske det kan leda till kontakt mellan producenter. De kunde kanske också beställa gemensamma saker till exempel socker och förpackningar. Vi kanske kunde bilda en producentgrupp och kanske kunde den gruppen även ansvara för några andra lokala producenter.
    Beslut: sortimentsgruppen får i uppgift att formulera en arbetsbeskrivning och att komma med ett förslag på hur en producentgrupp skulle kunna fungera.

15. Mötet avslutas
    Britt avslutade mötet och tackade alla som deltagit. 

    …………………………………………………                                    ……………………………………………….
    Britt Johansson, ordförande                                           Eli Tistelö, sekreterare

    …………………………………………………

    Lena Falkheden, Justerare