Styrelsen för Bottnafjordens inköpsförening ekonomiska förening med organisationsnummer 769605–4555, avger härmed redovisning för mandatperioden.
Styrelsen har bestått av:
Britt Johansson, ordförande
Eli Tistelö, vice ordförande
Andes Engelbrekt, kassör
Claudia Theel, vice kassör
Marie-Louise Ceder, ledamot
Robert Kalmar, ledamot
Lena Falkheden, ledamot
Catharina Göransson, suppleant
Ylva-Li Göransson, suppleant
Mariam Wallentin, suppleant
Medlems- och styrelsemöten
Under verksamhetsåret har styrelsen haft ett konstituerande möte, ett arbetsmöte och 13 styrelsemöten. En extra föreningsstämma har också ordnats. Några av våra möten har skett fysiskt andra har varit videomöten. Den ordinarie föreningsstämman kommer att ske fysiskt den 24 april på Gerlesborgsskolan.
Alla protokoll finns tillgängliga på hemsidan och i protokollspärmen som finns bakom skrivbordet i butiken.
På den extra stämman som hölls den 17oktober 2021 valde vi en extern revisor eftersom den posten varit vakant sedan den ordinarie stämman.
I anslutning till den extra föreningsstämman genomförde vi grupparbeten kring ett antal frågor som styrelsen ville att medlemmarna skulle tycka till om. Mycket av de förslag som togs fram då har sedan genomförts. Bl.a. renovering av Café Olivia och genomförande av en klimatvecka i samband med FN:s klimatkonferens COP26 i Glasgow.
Styrelsen har under året tecknat en styrelseförsäkring, eftersom vårt ansvarsområde liksom föreningens omsättning har ökat.
En fråga till styrelsen från ett nystartat lokalt företag om möjligheten att få göra beställningar till inköpspris. Detta ledde till att några styrelseledamöter arbetade fram ett förslag till stipendium för nya lokala företag. På den extra föreningsstämman 17 oktober 2021 beslutades att jobba vidare med kriterier och detaljer samt att undersöka möjligheten att starta en stiftelse. Eftersom styrelsen prioriterat andra frågor har stipendiefrågan därefter vilat.
Under året har vi jobbat med att utveckla ett arbetssätt som ökar tilliten i styrelsen. Det har bidragit till ett mer inspirerande arbete, trots en del svåra beslut. Våra styrelsemöten börjar och slutar med en runda där alla säger några ord om hur det är just nu. I avslutningrundan säger vi också några ord om hur vi upplevt mötet. För att alla ska komma till tals använder vi ofta rundor även när vi pratar om frågor inför beslut. När vi lyssnar på alla närvarande kommer fler aspekter och synvinklar fram och våra beslut blir bättre. Vi strävar alltid efter att nå konsensus.
En ekonomikurs är planerad och den kommande styrelsen kommer att få ta del av denna. Om vi sprider kunskap kring ekonomi kan alla styrelseledamöter på ett bättre och mer jämlikt sätt delta i diskussioner och beslut som rör föreningens ekonomi.
Medlemmar
Föreningen har 208 medlemmar varav 165 var aktiva vid årets slut. (2020 var siffrorna 219/166).
Styrelsen tillsatte under året en kommunikationsgrupp i syfte att förbättra kommunikationen mellan styrelse och arbetsgrupper. Detta ledde till att styrelsen jobbat med att sammankalla och möta så kallade tvärgrupper (personer ur olika arbetsgrupper vars ansvarsområden gränsar till varandra.) Vi har delat in samtliga arbetsgrupper i tvärgrupper och satt som mål att dessa ska ses minst 2 gånger per år och att en eller flera styrelseledamöter är med på dessa möten.
Totalt finns idag 4 tvärgrupper som träffats och responsen har varit positiv. Många kreativa förslag och förbättringar har kommit fram och dessutom har det varit trevligt att träffas och lära känna varandra.
Under året har vi haft ett jämnt inflöde av medlemsansökningar. Pandemin har dock försvårat möjligheterna till introduktion för nya medlemmar, vilket har inneburit en oönskad tidsförskjutning mellan godkännande av medlemsansökningar och introduktion. Under verksamhetsperioden har därför endast en introduktion hållits.
Arbetsorganisation
En ny medlem har tillkommit till arbetsorganisationsgruppen som nu består av fem personer. Under året har gruppen tagit emot och besvarat medlemsansökningar samt bjudit in till introduktionsmöte. Pga. pandemin har introduktionen skjutits upp flera gånger men blev till slut av i september då åtta nya medlemmar introducerades. Inför introduktionsmötet ringde gruppen till alla och kollade vilken arbetsgrupp som kunde vara passande. Detta kommer att ske inför varje introduktion. Under året har en sammanfattande infolapp sammanställts och fortsättningsvis kommer alla nya medlemmar att få den vid introduktionen
Gruppen har löpande tagit emot information från medlemmar som velat byta arbetsuppgift eller rapportera om det till exempel saknas personer i någon arbetsgrupp. Arbetsorganisationsgruppen har också löpande gått igenom alla arbetsgrupper, rutinen är att göra det inför varje nytt introduktionsmöte. Medlemslistan har uppdaterats med jämna mellanrum och även ansökningsformuläret på hemsidan är uppdaterat.
Verksamhet
Covid-situationen har delvis begränsat våra möjligheter till sociala möten och verksamhet men trots detta har det hänt en hel del i föreningen.
Kultursystemprojektet Samverkan Bottnafjorden avslutades den 30 juni och var trots covid-restriktioner ett lyckat projekt. På VGR är de väldigt nöjda med det vi har åstadkommit.
Parallellt med FN:s klimatkonferens i Glasgow genomförde en grupp medlemmar olika arrangemang i Lilla galleriet på temat Klimatutsikter Bottnafjorden. Många deltog och en hel del förslag väcktes. Gruppen jobbar vidare med dessa och kommer att göra en redovisning.
Inköpsföreningen deltog under en halvdag där Rural Talks var värd. Under denna dag presenterades mycket av det vi gör i trakten för representanter från kommunstyrelsen i Tanums kommun. Dessa har därefter meddelat att de vill medverka till att en lokal utvecklingsplan för området utformas.
Vi avslutade samarbetet med Bohusekonomi efter årsredovisningen för 2020 och under denna verksamhetsperiod har vi inlett ett samarbete med en ny redovisningsfirma: Sifferservice i Hunnebostrand AB.
Vi har även tilldelats Tanums kommuns miljöpris 2021 efter att några medlemmar skickat in en nominering. Prissumman är 6 000 kr.
Butiken
Butiken har varit öppen som vanligt men under större delen av perioden har vi haft en begränsning i hur många personer som vistats samtidigt i lokalen. Tydliga instruktioner kring detta har funnits och föreningen har tillhandahållit handsprit och munskydd. När smittspridningen minskade och allmänna restriktioner hävdes, tog även vår förening bort restriktionerna. Försäljningen i vår butik minskade med 71 257 kr jämfört med 2020. En orsak till minskningen kan vara pandemin.
Ambitioner finns att göra större förändringar av sortimentet och att förtydliga de värderingar som styr inköp. På grund av färre möten för arbetsgrupperna sortiment och lokala produkter har ännu bara några förändringar skett. Vi har tagit in svenska baljväxter i större skala: vita och svarta bönor från Fagra slätt i Skåne, samt svensk quinoa från samma odlare. Bovete från Värmland har också köpts in och för första gången vetemjöl på lokalodlat kulturspannmål. Arbetet fortsätter.
Café Olivia
Liksom föregående år har vi periodvis haft restriktioner för vårt café beroende på vad Folkhälsomyndigheten rekommenderat. Under året har det bildats en samarbetsgrupp med medlemmar från både Inköpsföreningen, KKV-B och G2:1. Gruppens uppgift är att samordna verksamheten för caféet och Lilla Galleriet. I denna grupp har även corona-restriktioner samordnats efter att respektive styrelse hanterat frågorna. Det har bitvis varit svårhanterliga frågor, på grund av frågans komplexitet, och för att vi haft olika uppfattningar om vilka restriktioner som skulle tillämpas.
Caféet har haft öppet på helger och torsdagar samt ibland även på tisdagar. På torsdagar och tisdagar har medlemmar jobbat i caféet, på helgerna har även andra arbetat.
Under perioden 15 juni – 15 augusti var caféet öppet tisdag till söndag. Olika personer bokade in sig för olika veckor. En grupp av föreningens medlemmar drev cafét under en vecka och donerade intäkterna till kostnader för hyra av bl. a Lilla galleriet för caféverksamhet.
Under jul och nyår stängdes caféet och en renovering av köksdelen gjordes. Många deltog och gjorde ett strålande arbete. I mitten av februari nyinvigdes caféet och i samband med detta kom även torsdagssoppa och helgöppethållande i gång igen.
Marknader
Vi har genomfört två marknader, en på hösten och en vid jul. Båda var välbesökta trots att vi på julmarknaden hade pandemirestriktioner.
Ekonomiska resultat 2021
Årets resultat är minus 32 094 kr och vid årsskiftet uppgick föreningens samlade tillgångar till 658 515 kr. Största delen av föreningens tillgångar finns på banken och vår näst största tillgång är varulagret. Värt att notera är att vi har ett överskott på 35 980 kr från kultursystemprojektet. Det är 20.000 i administrationsstöd för fas 2 och 15 980 överskott från Fas 1.
Nettoomsättning för försäljningen under räkenskapsåret 2021 var 556 705 kr vilket är en minskning med 71 257 kr jämfört med förra året.
Svinnet för 2021 beräknas till 16 424 kr. En hög siffra kan tyckas men i förhållande till nettoomsättningen är det bara 2,85 %. Dock en ökning med 1,39 % jämfört med 2020.
Våra övriga rörelseintäkter har ökat från 160 363 Kr till 360 931 kr där den största förändringen handlar om ökade intäkter för Cafè Olivia.
Nya hyresavtal
I december 2021 tecknades ett nytt hyresavtal på ett år för Café Olivia. I detta avtal ingår även hyra för korridoren in till butiken samt toaletterna. Kallhyran är 300 kr/kvm. Total kostnad för caféet är 9 300 kr/år, korridor och toaletter kostar 1 800 kr/år. Hyresavtalet på butiken löper på 5 år.
Kultursystemsprojektet Samverkan Bottnafjorden
Den 30 juni avslutades kultursystemsprojektets fas 2. Projektledare Julia Chronholms slutrapport och en ekonomisk redovisning skickades in till VGR och allt blev godkänt.
Under året har många varit aktiva i projektets olika arbetsgrupper och massor av ideellt arbete har gjorts. Vi är mycket tacksamma för detta engagemang som lett till flera positiva saker i vår bygd. Några exempel: genomförandet av kulturfestivalen Bottnafjorden glöder, färdigställande av cykel- och vandringsleder och lokal bostadsförmedling. Vår projektledare Julia har gjort ett fantastiskt arbete och arbetat med en organisationsform som skapat maximal transparens.
Projektgruppen har bestått av representanter från inköpsföreningen, Tossene byalag, Bovallstrands hembygdsförening, Företagarna i Sotenäs, Konstnärernas kollektivverkstad Bohuslän, Gerlesborgsskolan, Scenkonst Gerlesborg, samt Sotenäs och Tanums kommuner. Projektet har även haft mentorstöd från VGR.
Arbetsgrupperna var indelade i olika teman som bestämdes under fas 1.
- Gemenskap kring fjorden
- Rörelser kring fjorden
- Inflyttning och boendeformer
- Lokal produktion och konsumtion
- Bottnafjorden året runt
Projektgruppen fortsätter att finnas som ett nätverk med rullande ansvar för möten. Samma arbetsgrupper som funnits under projektet fortsätter att träffas och planera aktiviteter. Under våren 2022 kommer fokus i nätverket vara hur vi i framtiden skall organisera oss.
En viktig händelse var att Bottnafjorden glöder arrangerades 5–6 mars 2022 med totalt 23 fysiska aktiviteter. Denna helg höll både butiken och caféet öppet och i butiken erbjöds även besökare som inte var medlemmar att handla.
Bottna 11 april 2022 Styrelsen för Bottnafjordens inköpsförening
……………………….. …………………………….
Britt Johansson Eli Tistelö
Ordförande Vice ordförande
…………………………. ……………………………
Anders Engelbrekt Claudia Theel
Kassör Vice kassör
………………………….. ……………………………….
Boban Kalmar Lena Falkheden
Ledamot Ledamot
………………………….
Marie-Louise Ceder
Ledamot
Föreningsstämman 25 april 2022 gjorde ett tillägg/förtydligande till verksamhetsberättelsen:
Cirka 330 arbetstimmar lades på renoveringen av kök och café.
Dessa timmar ägnades åt: arbetsplanering, inköp, byggande, städning, målning och iordningställande.