Protokoll styrelsemöte
den 16 och 30 augusti 2022
17.00- 19.30
Deltagare:
Britt Hedlund, Lars Nyberg, Britt Johansson, Catharina Göransson, Britt Ignell, Lena Falkheden och Claudia Theel
1.
Mötet öppnas.
- Val av ordförande för mötet. Britt Johansson väljs till mötesordförande.
- Val av mötessekreterare och justerare.
Britt Ignell valdes till mötessekreterare och justerare blev Lena Falkheden.
- Godkännande av dagordning.
Dagordningen godkändes.
5.
justering av tidigare protokoll.
Under punkt 11 i tidigare protokoll poängtera att sänkning av påslag gäller bara livsmedel.
6
pm från extern revisor:
1Budgetuppföljning, vi har pratat med Sifferservice och kommer hädanefter att göra ekonomisk uppföljning 4 ggr per år. Sedan ska vi göra en budget för verksamhetsåret 2023.
2Kassören arbetar med att se över kontoplanen. För att få en tydlighet i omsättningen. Vad behöver vi ha information om, det ska vi tänka på tills nästa möte.
3 utbetalning av arvode till orkestermedlemmar vid spelning, gällande kultursystemsprojektet, avvaktar vi skattemyndighetens eventuella synpunkter.
4 ett antal felaktiga konton, har rättats till i möten med Sifferservice.
5 försäkringar vad gäller lokaler, personal, brand o s v. Kommer en ny från mitten av september. Vi går igenom när nya försäkringen kommer en ny avtalsperiod från mitten av september..
7
Synpunkter från intern revision:
1 Ökande utgifter för Café Olivia, el, vatten, avlopp o s v. Budgeten för café Olivia ska täcka de faktiska kostnaderna. Otydligheter i faktureringen från G2:1. Behöver redas ut.
8 avgående kassör
Anders Engelbrekt har avgått som vice kassör. Styrelsen beslutar att avsluta hans rätt att vara firmatecknare.
Valberedningen är kontaktad för att hitta en ny vice kassör. De har fått fram ett namn som de kommer att presentera på stämman.
9
Google drivedokumentation och rutin för protokoll. Britt Hedlund har synpunkter på säkerheten i rutinerna och föreslår att vi gör om och gör bättre. Vi ska skriva ut protokollet direkt efter mötet så att justerarna kan skriva under på en papperskopia direkt efter mötet.
Mötet beslutar att bjuda in Marcus Nordgren för att reda ut Google Drive och hemsidans funktioner på näta styrelsemöte.
10.
Ekonomi.
- avgående medlemmar, ny manual av Britt Hedlund, förslaget diskuteras och kompletteras.
- Passiva medlemmar, varför finns dessa? Beslut om att passiva medlemmar ej erbjuds att bli passiv, antingen är man medlem med arbetsuppgifter eller inte. Man kan gå med igen ifall man vill.
Vi behöver vara tydliga med medlemslistan.
- Medlemmar som ej betalt årsavgift, avstämning (Britt H)
Fråga de medlemmarna ifall de vill vara kvar som medlemmar och att de betalar årsavgiften snarast annars stängs nyckelbrickan av.
Övriga frågor:
Britt J och Lena F plockar ihop en korg med varor från butiken och överlämnar till villa Akvarellen för att beklaga sorgen.
KKV to be rapport lämnar Catharina till alla nya styrelsemedlemmar.
Mötet beslutar att ajourneras till ett senare tillfälle, dock tar vi de två övriga frågorna nu.
Mötet återupptas den 30 augusti enligt nedan:
- Manual för förändring av påslag för våra livsmedel (Britt H)
Prissättningsgruppen har inte möjlighet att ändra priset på varorna för närvarande, men kommer att göra det i framtiden.
- Medlemsskap för familjemedlemmar
Vi kan inte tvinga någon att vara med men kan naturligtvis uppmana familjemedlemmar att också bli medlemmar. Ett förslag är att medlemmen kan ge en gåva i form av en extra medlemsavgift för den som inte är medlem. Beslut gäller: 200 kr årsavgift per medlem.
- Kulturrumspengarna, hur ska vi hantera dessa?
Frågan bordläggs.
- Genomgång av rutiner för företag som handlar i butiken.
Frågan bordläggs.
11.
Nycklar till butiken
-hur löser vi nya nycklar i framtiden? Vi har fått en förfrågan från KKV om vi är intresserade av att göra en gemensam upphandling av nyckelsystemet
Britt Johansson har haft kontakt med KKV och det är ett samarbete på gång för nytt nyckelsystem.
- vilka nya medlemmar har inte fått sin tagg (Lena)
- Nya rutiner för hur vi hanterar nycklarna (Britt H och Claudia)
Frågan bordläggs.
- Butiken:
- förfrågan från KKV om deras medlemmar kan få handla på torsdagar.
Gerlesborgsskolan och Scenkonststudion har medlemsskap och varje student som handlar betalar 100 kr i årsavgift. Samma upplägg ska föreslås för KKV. Claudia kommer att informera studenterna på Gerlesborgsskolan om hur det går till att bli behörig att handla i butiken på torsdagar.
- Residenspersoners möjlighet att handla i butiken.
De får handla tillsammans med någon som redan är medlem.
- Förslag till utskick, medlemsskap lokala producenter
Britt J har skrivit ett brev som hon kommer att skicka idag. I brevet ges de möjlighet att bli medlemmar i föreningen, deras arbetsuppgift blir att leverera sina produkter. V g se brevet för mer information. Britt H föreslår en ändring som kommer att skrivas in.
- Rapport från arbetsgrupperna
A Arbetsmiljögruppen
Nya medlemmar, ansökningar:
Anna-Carin Alander
Jonas Gustavsson
Carl Forsberg
De accepteras som medlemmar och blir inbjudna till introduktion på söndag 4 september kl 10.30- 12.00.
B Sortimentsgruppen
Inget att rapportera.
C Samverkan Bottnafjorden
Inget att rapportera.
D Café Olivia
- ekonomisk redovisning vårmarknaden
Överskott på 10 121.80
- budget 2022
Intäkter. 81 550 kr
Utgifter: 70 140 kr
Resultat 11 4120 kr
Höstmarknad 24 september, Stensalen är bokad.
- Avtal med andra aktörer som vill nyttja lokalen (cafegruppen)
Frågan bordläggs.
- Ekonomisk redovisning av privata utlägg vid marknaden (cafegruppen)
Frågan bordläggs.
- Extra föreningsstämma/medlemsmöte. Välja en arbetsgrupp datum
23 oktober
Britt H och Britt J pratar vidare om upplägget.
Britt Ignell har beslutat att lämna sin plats i styrelsen och dessutom avsluta sitt medlemsskap i föreningen. Det innebär förändringar för styrelsen.
Mötet beslutar att det inte görs några nya val av styrelsemedlemmar under höstens föreningsstämma.
15 Övriga frågor
Villa akvarellen
KKV to be
- Mötet avslutas.
/Britt Ignell
Justeras
Lena Falkheden Britt Johansson Britt Ignell