Protokoll från styrelsemöte 20221129, Lilla Galleriet
Närvarande: Britt Johansson, Britt Hedlund, Claudia Theel, Lena Falkheden, Marcus N (i den inledande genomgången av Google Drive)Hedlund
Innan det formella mötet gick vi igenom det påbörjade förändringsarbetet i Google Drive tilllsammans med Marcus. Han fick i uppdrag att göra en enkel manual för hur man loggar in mm som läggs på hemsidan. Vi diskuterade även hur vi skall nå ut till berörda medlemmar om förändrignen. Vi börjar med att skriva mejl till alla sammankallande i arbetsgrupperna för att fråga vilka dokument som respektive arbetsgrupp behöver ha åtkomst till samt berättar om förändringen i Google Drive. Britt och Marcus ansvarar för detta. De övriga samtalsämnena för dagen bordläggs till nästa styrelsemöte.
- Mötet öppnas av Britt Johansson
- Till ordförande valdes Britt J
- Till sekreterare valdes Lena F och justerare Britt H
- Dagordningen godkändes efter följande tillägg under:
– punkt 6/F Samverkan Bottnafjorden
– punkt 7 Hyra till Cafe Olivia för bokcirkel
– punkt 9 studiebesök Grebbestad Folkhögskola
- Föregående mötesprotokoll godkändes och lades till handlingarna
- Rapport från arbetsgrupperna
A: Arbetsorganisationsgruppen
Det behövs en till priskontrollant. Lena F tar med sig detta till gruppen.
Medlemsansökningar:
Rebecka Englund
Filip Bucher
Annika Bucher
Gadi Gofbarg- producent
Alexander Lindström
Ovanstående ansökningar antas som nya medlemmar.
Beslut: att dessa medlemmar inte betalar årsavgift för 2022.
B: Sortimentsgruppen:
Gruppen jobbar vidare med kriterierna för vilka varor vi skall ha i butiken men ambitionen att ha ett beslutsunderlag till årsstämman.
C: Britt J har haft möte med sammankallande i varuvård och stödgrupperna.
Några fungerar men andra har svårt att få alla att komma. Info om de problem som behöver lösas skickas med Lena F till arbetsorganisationsgruppen.
Beslut: att arbetsorganisationsgruppen skickar ut ett mejl till alla sammankallande för att kolla hur det fungerar i de olika grupperna eftersom det framkom på mötet att man inte alltid vet till vem man skall vända sig när det blir problem.
Britt poängterade även hur viktiga och värdefulla dessa möten är. Idéer delas och problem kan lyftas och ibland lösas eller skickas vidare
D: Samverkansgruppen; Inget att rapportera
E: Britt J rapporterade från medlemsmötet och går igenom protokollet samt redovisar de grupparbetet angående kulturrumspengarna och kriterier för sortimentet. Se bilagor till protokollet.
Kulturrumspengarna tas upp till diskussion och vidare hantering på nästa styrelsemöte den 13 december.
F: Nätverket Samverkan Bottnafjorden: En ny ansökan till VGR är inskickad men den kräver att Tanum, Munkedal och Sotenäs kommuner är med och finansierar en del av projektet. Ansökan gäller en 50% projektledartjänst på 1,5 år och vi är programansvariga första året. Se bilaga 1
- Ekonomi
-Britt H presenterade en prel. resultaträkning t.om oktober 2022. Den visar ett resultat på 30.000 (vilket är ungefär samma som förra året), men det finns inte med någon kostnad för el och drift av våra lokaler samt att där även finns ett bidrag från folkhälsorådet i Tanums kommun som inte är slutredovisat ännu (8.000). Med den osäkerhet som råder angående el och drift så är det osäkert hur det slutgiltiga resultatet blir.
-Britt H presenterade även ett förslag till resultatenheter i vår bokföring för att vi lättare skall kunna se intäkter i relation till kostnader i de olika verksamheterna. Britt H jobbar vidare med förslaget och implementerar i bokföringen 2023. Se bilaga 2
-Det har inkommit en förfrågan från vår fotograf Mars Petersson om bidrag till hyra av dator på KKV eftersom han behöver jobba i Photoshop.
Beslut: han får 1000 kr till sitt förfogande som utbetalas av vår kassör efter inlämnande av faktura från KKV.
- Hyra för studiecirkel-Aktivt Hopp. Beslut: att de betalar samma hyra som Bottna filosofi.
- Nya hyresavtal: Britt J och Britt H har varit på ett möte med Malin S (ordf) och Jith C (kassör) för att diskutera ett första utkast till nya avtal. Under 2022 har hyrorna höjts utan att detta förhandlats vilket vi har påpekat i mejl. Detta bad G2:1 om ursäkt för. Under den diskussion vi hade framkom att en del siffror behöver räknas om och i skrivande stund så väntar vi på ett nytt utkast. Klart är i alla fall att vi nästa år får en kraftig hyreshöjning på ca 30%. I utkastet fanns ett förslag på att hyran för Café Olivia får en högre kvm-hyra än butiken. Det nya avtalet skall skrivas under innan årsskiftet.
- Offert på uppdaterat nyckelsystem. Hitintills har vi bara haft kostnader på materialinköp men väntar på en offert för det slutgiltiga steget som innebär att man inte behöver vara på plats i butiken när man arbetar i systemet, vilket man måste just nu. Britt J och Eli gör en kabeldragning från nyckelskåpet till en router som tillhör KKV, där vi betalar en hyra för internetuppkopplingen. Britt har kontaktat Elisabeth Å och fått klartecken från henne och kommer även bestämma vad hyran blir.
- Rutiner: Avgående medlemmar, hantering av avslut, information om läget Bordläggs till nästa möte.
- Rutiner angående nyckelutlämning. Claudia skriver ner rutiner för detta.
- KKV-medlemmar som handlar i butiken. Det finns en lista i kontopärmen där de finns registrerade och betalar 100 kr/år
- Regler för när eleverna skall handla. Det har förekommit att elever handlat på andra tider än torsdagarna. Detta innebär merarbete för föreningen. Beslut att eleverna bara får handla på torsdagar och att Claudia meddelar Gerlesborgsskolans elever och Lena F Scenstudions elever.
- Medlemslistan: Vi beslutade att Barbro Bliss blir ansvarig för medlemsidan. Se bilaga 3
- Café Olivia:
-Avtal med de som hyr caféet. Frågan bordläggs till nästa styrelsemöte för att diskutera vidare om detta. De bokningar som är gjorda låter vi vara men inga nya bokningar görs innan vi har gjort klart rutiner och avtal. Beslut: Britt pratar med Marcus om detta.
-Julmarknaden Britt J tar fram en QR-kod för försäljningen lördag och söndag.
- Övriga frågor
- Studiebesök: Grebbestads folkhögskolas maritima gastronomikurs har mejlat oss den 9 nov. Britt J har kontakt.
—————————— —————————————-
Britt Johansson ordf. Lena Falkheden sekr.
————————————