Bottnafjordens Inköpsförening ek.för.
Styrelsemöte tisdag 21 mars kl 17.00-19.00
Plats: Allrummet, Hogslätts Vänboende, Gerlesborg
Närvarande: Britt Johansson, Britt Hedlund, Lena Falkheden, Claudia Theel (till kl 18.30) och Catharina Göransson (till kl 18.00).
Protokoll
- Mötet öppnas
Britt J öppnade mötet.
- Val av ordförande för mötet
Britt J valdes till ordförande för mötet.
- Val av mötessekreterare och justerare
Lena F valdes till mötessekreterare och Britt H till justerare. 21 mars
Claudia T mötessekreterare och Britt H till justerare 28 mars
- Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes.
- Föregående mötesprotokoll
En rättelse skall göras av punkt 6b. Formuleringen ”Detta görs av Barbro Bliss. Britt Hedlund kontaktar Barbro för detta” skall ersättas av formuleringen ”Detta gör av Britt H”.
Beslut: Rättelsen genomförs och Britt J för in den i protokollet.
- Ekonomi
Prissättningsprinciper
Vid en genomgång av priset på ägg från Klevs gård, upptäcktes att prissättningen inte skett enligt de principer som antagits av föreninggsstämman. Priset enligt föreningens prissättningsprinciper är 3 kr per ägg. Sortimentsgruppen har baserat priset per ägg, 4 kr/ägg utifrån framtida behov av intäkter för små leverantörer.
Beslut: Styrelsen understryker att samma påslag, 6%, skall gälla för alla lokala leverantörer, så länge inte något annat beslutats av föreningsstämman. Britt H ändrar priset på ägg i butiken omgående och Britt J meddelar Sortimentsgruppen.
Uppföljning jan-febr
Britt H redovisar en sammanställning av ekonomiska transaktioner under januari – februari. Det ser bra ut.
Redovisning av Kulturrumspengarna, förslag om fortsatt användning av medel
Britt H redovisar en sammanställning av Kulturrumspengarna och gick igenom utgifter för projekt VÄGGFLYTT.
Kulturrumspengarna är uppdelade i två poster. Den ena posten är ”Gåvor från personer” och avser de inbetalningar som kan användas till projekt VÄGGFLYTT och annat som förbättrar café Olivia som mötesplats. Lena F har kontaktat i princip alla som givit en sådan gåva och fått ok att använda pengarna till väggflytt m.m. istället för den tidigare planerade tillbyggnaden.
Den andra posten är ”Övrig insamling” och avser de inbetalningar som gjorts på kulturrumskontot av överskott från torsdagssoppor, återbruksverksamhet, marknadscaféer o dyl. Dessa pengar skall återföras till inköpsföreningen och användas i enlighet med beslut på årsstämman.
Gåvor från personer: 50 565 kr
Övrig insamling: 49 631 kr
Projekt VÄGGFLYT har hittills kostat 25 689 kr.
Samverkansgruppen kommer att föreslå hur resterande dessa ska användas och förankra i respektive styrelse. Det som diskuterats är exvis att lägga nytt tak på caféaltanen, rengöra golvet samt fräscha upp altansnickerier.
Beslut: Styrelsen föreslår årsmötet att resterande medel av den andel av Kulturrumspengarna som ska återgå till Inköpsföreningen, kan användas till förbättringar av butiksinredningen och till bygge av vägg i föreningens uteförråd.
Redovisning av återinvigningsdagen, beslut om användningen av överskott.
Återinvigningen av Café Olivia och Lilla galleriet ägde rum lördag den 28 januari. Föreningen ansvarade för Café Olivia. Överskottet från caféet uppgick till 6 761 kr.
Styrelsen har tidigare beslutat att överskottet från invigningscaféet skulle skänkas som en gåva till G2:1. Mot bakgrund av att den tidigare inköpta diskmaskinen till caféet med snabbprogram visat sig vara trasig och en ny diskmaskin är inköpt och installerad (32 03 17) omprövar styrelsen detta beslut.
Beslut: Styrelsen beslutar att överskottet från invigningscaféet på 6 761 kr skall användas för att betala den nya diskmaskinen.
Ersättning för internetuppkoppling till KKV för nyckelsystemet m.m. Se avtalsförslag.
Inköpsföreningen använder KKV:s internetuppkoppling/abonnemang, för tillgång till internet och för det nya nyckelsystemet. Hittills har föreningen inte betalat för detta. Ett förslag finns nu om att föreningen ska betala 20% av KKV:s kostnad för abonnemanget. Britt H har tagit fram ett förslag på avtal mellan Inköpsföreningen och KKV om detta.
Beslut: styrelsen bifaller förslaget att Inköpsföreningen betalar 20% av KKV:s abonnemang och likaså det avtal som tagits fram. Britt H ser till att avatalet blir underskrivet tillsammans med KKV-B:s kassör.
Mötet ajournerades kl 19.00 och återupptas tisdag den 28 mars kl 17.00.
Närvarande 28 mars kl 17 – 19.00: Britt Johansson, Britt Hedlund, Lena Falkheden, Claudia Theel
- Handlingar till årsstämman: beslut
– Genom gång av inlämnade underlag från revisorer, och anteckningar och kommentarer
- Styrelsen lägger fram revisionsberättelse av Gunilla Larsson
på årsstämman.
- Styrelsen lägger fram intern ekonomisk revisionsberättelse av Jesper Saltebro.
Styrelsen tar till sig synpunkterna som Jesper uttrycker i berättelsen.
- Styrelsen lägger fram social revisionsberättelse av verksamhetsåret 2022 av Joanna Schröder. Styrelsen tar till sig synpunkter som Joanna har samlat in.
-Planering av stämman
Årsstämman äger rum den 16 april från kl 15 i samlingssalen i Gerlesborgsskolan.
Huvuddörren kommer att vara öppen från kl 14.
Britt J. tar egen dator och projektor med.
Britt tar med kopior av informationer som skall delas ut skriftligt.
Lena F. tar med pappmuggar, tépåsar, kaffé.
Claudia tar med en plåt med kaka, servetter(istället för papptallrikar)
Det krävs inte att anmäla sig till årsstämman.
Ordförande till årsstämman kommer Catharina Göransson att vara.
Förslag till sekreterare på årsstämman: Marie –Louise Ceder..Lena F tar kontakt med Marie-Louise.
Efter årsstämman så kommer sortimentsgruppen presentera sitt arbete
Efter årsstämman skall ett kort konstituerande möte av den nya styrelsen äger rum.
-Dagordning för stämman
Förslag till dagordning för årsstämman gicks igenom och diskuterades.
Se bilaga 1
Beslut: Styrelsen godkänner dagordningen.
-Förslag till stämman från styrelsen; stadgeändring, prissättning
Stadgeändring
Styrelsen diskuterar ett förslag till stadgeändring.
Beslut: Styrelsen beslutar att inte lägga fram förslag till stadgeändringar på årsstämman utan framledes hantera dessa förslag i styrelsen.
Styrelsen diskuterar hur vi kan hantera att valberedningen gjort ett förslag till social revisor som inte är korrekt i förhållande till stadgarna.
Beslut: Ordföranden på årsmötet kommer att formulera en kort beskrivning av problemet som styrelsen ser i valberedningens förslag. ”Social revision” kan tas upp igen i en annan form.
Valberedningen har föreslagit en person till styrelsen som styrelsen tar upp till diskussion. Detta eftersom personen kan försättas i en situation som innebär att hamna på två stolar.
Personen är ganska ny medlem och det är inget problem, men att sitta i styrelsen något helt annat. Förslag på att styrelsen stannar vid 5 personer.
Beslut: Britt H. tar i styrelsens namn kontakt med valberedningen och förklarar att styrelsen har uppfattningen att det enligt ovan inte är lämpligt att personen väljs som föreslagit, utan istället väljs till ledamot.
-Prissättning
Idag är det olika procentpåslag på olika typer av varor. Britt H föreslår att vi istället har samma påslag på alla varor. Påslaget föreslås vara 8 %. Se Bilaga 2.
Beslut: styrelsen beslutar att föreslå årsstämman att påslaget på alla varor blir 8%.
- Representant för föreningen på g21: årsstämma den 26 mars 15:30 Britt Johansson representerade Bottnafjordens inköpsföreningen den 26 mars.
- Från arbetsgrupperna rapporter
A Arbetsorganisation: Nya medlemmar: De nya ansökningar som kommit in hanteras av den nya styrelsen, Totalt tre stycken
B Sortimentgruppen. Kommer att skicka ut en enkät med frågor om vårt sortiment inom kort.
Haft ett möte med de ansvariga för hygienprodukter med avsikten att minska antal produkter.
C Projekt RoriLand, Fyrbodals kommunalförbund, bordlagd punkt från februari mötet – bordläggs igen.
D Nätverket Samverkan Bottnafjorden, rapport från senaste mötet, bordlagd från februari mötet – bordläggs igen.
E Formasansökan: avsiktsförklaring , bordlagd från februari mötet – bordläggs igen.
- Övriga frågor: –
- Mötet avslutas
……………………………………. ………………………………………..
Britt Johansson ordförande Lena Falkheden sekreterare 21 mars
……………………………………….. ………………………………………………..
Clauidia Theel sekreterare 28 mars Britt Hedlund justerare